Datenschutzrechtliche Information zur Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten im Bewerbungsverfahren bei der Wohnbaugruppe Augsburg
Wir, die Wohnbaugruppe Augsburg, freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Karriereseite und über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Wir verarbeiten Daten, die beim Besuch unserer Seite erhoben werden gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sollten darüber hinaus noch Fragen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten offenbleiben, können Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Wir nutzen ein anwenderfreundliches Online-Karriereportal eines Dienstleisters (die Rexx Systems GmbH), mit dem wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen haben.
Hinweis: Die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter (m/w/d). Die Verwendung einer einheitlichen Bezeichnung dient ausschließlich der besseren Lesbarkeit und ist geschlechtsneutral zu verstehen.
I. VORBEMERKUNGEN
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die Sie als Person betreffen. Wir verarbeiten die im Rahmen Ihrer Bewerbung von Ihnen angegebenen und an uns übermittelten Daten, zu denen in der Regel gehören:
- Vor- und Nachname, Anrede und Titel
- Ihre Kontaktdaten: Kontaktinformationen wie Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse,
ggf. berufliche Position - Ihre Bewerbungsdaten, bestehend aus Anschreiben, Lebenslauf sowie den üblichen Nachweisen und
Zeugnissen
Verantwortliche Stelle gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die im Rahmen Ihrer Bewerbung erfolgende Datenverarbeitung ist:
Wohnbaugruppe Augsburg
Bürgermeister-Ackermann-Straße 20
86156 Augsburg
Telefon: 0821/5044-100
Fax: 0821/5044-7040
info@wohnbaugruppe.de
Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Dieser ist zu erreichen unter: Datenschutz@wohnbaugruppe.de oder über die obenstehende Postadresse mit dem Zusatz „an den Datenschutzbeauftragten“.
II. BEREITSTELLUNG DER WEBSITE
Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, also, wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln (z.B. über ein Kontaktformular), erheben wir folgende technischen Informationen (Logfile-Daten):
- Betriebssystem des Endgerätes, mit dem Sie unsere Website besuchen
- Browser (Typ, Version & Spracheinstellungen)
- die abgerufene Datenmenge
- die aktuelle IP-Adresse des Endgerätes, mit dem Sie unsere Webseite besuchen
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- die URL der zuvor besuchten Webseite (Referrer)
- die URL der (Unter-)Seite, die Sie auf der Website abrufen
- der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems
Die Erhebung dieser Daten ist technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Uns (und unserem Dienstleister, die Rexx Systems GmbH, Süderstraße 75-79, 20097 Hamburg) ist regelmäßig nicht bekannt, wer sich hinter einer IP-Adresse verbirgt. Wir führen die oben aufgeführten Daten nicht mit anderen Daten zusammen. Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten/Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO. Die Speicherung in Logfiles stellt ein ordnungsgemäßes Funktionieren der Webseite sicher und dient darüber hinaus der Verbesserung und der Sicherheit unserer Systeme. Eine darüberhinausgehende Auswertung dieser Daten (beispielsweise zu Marketingzwecken) findet in diesem Zusammenhang nicht statt. Die von der Wohnbaugruppe Augsburg gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist nach spätestens sechs Wochen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
III. HINWEISE ZUR VERARBEITUNG VON BEWERBERDATEN
1. Datenkategorien
Für Bewerbungen über das Karriereportal nutzen wir das Angebot unseres Partners, der Rexx Systems GmbH, Süderstraße 75-79, 20097 Hamburg. Die Rexx Systems GmbH verarbeitet die Bewerbungsdaten im Auftrag der Wohnbaugruppe Augsburg. Ihre Angaben werden wir selbstverständlich ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung verwenden. Im Bewerbungsverfahren werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, diese können je nach Vakanz variieren. Mit unserem Dienstleister haben wir eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
Auf dem Karriereportal ist ein Dateneingabeformular vorhanden, das für die elektronische Erfassung von personenbezogenen Bewerbungsdaten sowie der Übermittlung von Dokumenten mit personenbezogenen Daten genutzt werden kann (Onlinebewerbungsverfahren).
Nehmen Sie diese Möglichkeit des Onlinebewerbungsverfahrens wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert. Auch Bewerbungen, die uns per E-Mail oder auf dem Postweg erreichen, werden in unser Online-Karriereportal übertragen und dort bearbeitet.
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, Mobil-, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), alle Daten, die sich aus Ihren Bewerbungsunterlagen ergeben (ggf. auch Gesundheitsdaten, soweit darin enthalten).
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung über die Bundesagentur für Arbeit) erhalten haben.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. ArbZG, etc.).
Die Datenverarbeitung dient ausschließlich der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs.1 Satz 1 BDSG.
Daneben können ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a), 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs.2 BDSG als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden. Soweit Ihre Bewerbungsunterlagen Fotoaufnahmen und weitere von ihnen freiwillig im Rahmen des Bewerbungsverfahrens übermittelte Daten enthalten, sehen wir darin eine konkludente Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten. Rechtsgrundlage ist damit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) i.V.m § 26 Abs. 2 BDSG. Sie sind berechtigt, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Wenn Sie uns Ihre Erlaubnis erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten über das Bewerbungsverfahren hinaus für einen festgelegten Zeitraum zu speichern oder die Daten im Konzernverbund für ähnliche Besetzungsverfahren zu verwenden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO i.V.m § 26 Abs. 2 BDSG.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Gesundheitsdaten, z. B. eine Schwerbehinderung) i.S.v Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, geschieht dies gem. Art. 9 Abs. 2 DSGVO. So kann dies beispielsweise im Rahmen des Bewerbungsprozesses dazu dienen, die uns gemäß § 164 SGB IX obliegenden Pflichten zu erfüllen.
Darüber hinaus sind wir aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 verpflichtet, Mitarbeiterdaten gegen die sog. „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m § 26 Abs. 2 BDSG bzw. ggf. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO.
Zur Überprüfung von Bewerbern, deren Einstellung sich bereits konkretisiert hat, erfolgt anlassbezogen eine Abfrage des Vor- und Nachnamens des Bewerbers in der Finanzsanktionsliste. Das Ergebnis dieser Überprüfung wird in der Personalakte abgelegt.
Nach erfolgter Einstellung erfolgt der Abgleich monatlich automatisiert über SAP. Bei einem positiven Treffergebnis erfolgt eine Meldung an den zuständigen Bereichsleichter.
Auf Anfrage ist den Beschäftigten jederzeit Auskunft über die beim Datenabgleich verwendeten Daten, die Frequenz und die eingesetzte Software zu geben.
Im Falle einer festgestellten Übereinstimmung wird der Betroffene unverzüglich mit der Aufforderung zur Stellungnahme über den Treffer informiert. Der Betroffene hat das Recht, die jeweiligen Daten vor der Stellungnahme einzusehen.
Im Fall einer Übereinstimmung erfolgt eine Speicherung zu Dokumentationszwecken für die Dauer von fünf Jahren. Die Mitarbeiter werden entsprechend unterrichtet.
Als „falsch positiv“ identifizierte Treffer werden auf einer Whitelist gespeichert, um eine Wiederholung der unzutreffenden Bewertung zu vermeiden.
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber und über die dafür gegebene Rechtsgrundlage informieren.
3. Datenweitergabe
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständig sind. Das sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die Fachbereiche, in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potentiellen Vorgesetzten, gegebenenfalls erhält der Betriebsrat sowie die Schwerbehindertenvertretung die Bewerbungsunterlagen. Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten verarbeiten.
4. Übermittlung in ein Drittland
Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).
5. Speicherdauer
Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Sofern keine Einstellung erfolgt, werden die Bewerbungsunterlagen regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahren gelöscht. Ausgenommen hiervon sind die Rumpfdaten (Name des Bewerbers, die Eingangsart der Bewerbung, sowie die Angabe, wie der Bewerber auf uns aufmerksam geworden ist). Die Rumpfdaten werden nach Ablauf der sechs Monate für weitere sechs Monate gespeichert und anschließend ebenfalls gelöscht.
Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere darin, auf etwaige spätere Rückfragen im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren reagieren zu können, sowie in der Verwendung der Rumpfdaten für interne statistische Auswertungen.
Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).
Sofern Sie uns Ihre Erlaubnis erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten über das Bewerbungsverfahren hinaus für einen festgelegten Zeitraum zu speichern, gilt dieser Aufbewahrungszeitraum.
Führte Ihre Bewerbung hingegen zu einer Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit Ihnen, werden Ihre Daten für Zwecke der üblichen Verwaltungs- und Organisationsprozesse und zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der geltenden rechtlichen Vorschriften weiter gespeichert und genutzt.
IV. DATENVERARBEITUNG AUF DEM KARRIEREPORTAL UNSERES AUFTRAGSVERARBEITERS REXX SYSTEMS GMBH
1. Cookies
Dieses Karriereportal unseres Dienstleisters Rexx Systems GmbH, nutzt sogenannte "Cookies", welche dazu dienen, die Internetpräsenz insgesamt nutzerfreundlicher, effektiver sowie sicherer zu machen. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Computersystem abgelegt werden. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Wir weisen Sie darauf hin, dass einige dieser Cookies auf Ihr Computersystem überspielt werden, wobei es sich dabei meist um sogenannte "Session-Cookies " handelt. "Session-Cookies" zeichnen sich dadurch aus, dass diese automatisch nach Ende der Browser-Sitzung wieder von Ihrer Festplatte gelöscht werden. Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Computersystem und ermöglichen es, Ihr Computersystem bei Ihrem nächsten Besuch wiederzuerkennen (sog. dauerhafte Cookies). Beim Aufruf des Karriereportals werden die Nutzer über die Verwendung von Cookies informiert und eine Einwilligung zur Verarbeitung der verwendeten Daten eingeholt.
Selbstverständlich können Sie Cookies jederzeit ablehnen, sofern Ihr Browser dies zulässt. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Funktionen dieses Karriereportals möglicherweise nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden können, wenn Ihr Browser so eingestellt ist, dass keine Cookies (dieser Webseite) angenommen werden.
Die Nutzung von Cookies erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Rexx Systems GmbH).
2. Matomo
Auf dem Karriereportal unseres Dienstleisters Rexx Systems GmbH, werden unter Einsatz der Webanalysedienst-Software Matomo (www.matomo.org) Daten zu Statistik- und Optimierungszwecken gesammelt und gespeichert. Aus diesen Daten werden unter einem Pseudonym Nutzungsprofile erstellt, hierzu werden Cookies eingesetzt. Die mit der Matomo-Technologie erhobenen Daten (einschließlich Ihrer anonymisierten IP-Adresse) werden an den Server des Karriereportals übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert, was der Webseitenoptimierung dient. Die durch den Cookie erzeugten Informationen im pseudonymen Nutzerprofil werden nicht dazu benutzt, den Besucher dieser Webseite persönlich zu identifizieren und nicht mit personenbezogenen Daten über den Träger des Pseudonyms zusammengeführt.
Sie können die Verwendung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browsersoftware verhindern, es kann jedoch sein, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen des Karriereportals voll umfänglich nutzen können. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nähere Informationen zu den Privatsphäre Einstellungen der Matomo Software finden Sie unter folgendem Link: https://matomo.org/docs/privacy/
3. Benachrichtigungsservice
Sie haben die Möglichkeit, auf unserem Karriereportal unter „Job-Alert“ unseren Benachrichtigungsservice zu abonnieren.
Sie werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald ein neues Stellenangebot erscheint, das auf Ihre Suchvorgaben passt. Bei der Anmeldung zum Benachrichtigungsservice werden die aus der Eingabemaske abgefragten Daten an uns übermittelt.
Zudem werden folgende Daten bei der Anmeldung erhoben:
- IP Adresse des Rechners der/des Anmeldenden
- Datum und Uhrzeit der Registrierung
- Name der Webseite, auf der Sie unseren Benachrichtigungsservice abonniert haben
Im Rahmen des Anmeldevorgangs wird eine Einwilligung durch ein sogenanntes Double-Opt-In Verfahren eingeholt. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Empfang des Benachrichtigungsservices wünschen. Wenn Sie Ihre Anmeldung nicht bestätigen, werden Ihre Informationen automatisch nach 7 Tagen gelöscht.
Sie können den Benachrichtigungsservice jederzeit über den dafür vorgesehenen Link in der jeweiligen E-Mail-Benachrichtigung oder durch entsprechende Nachricht an uns abbestellen. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) bzw. die gesetzliche Erlaubnis nach § 7 Abs. 3 UWG i.V.m Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ihre Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar (Abmeldelink).
Nach erfolgter Abmeldung wird Ihre E-Mailadresse aus dem Verteiler des Benachrichtigungsservices unverzüglich gelöscht. Ihre persönlichen Daten werden nach modernsten technischen Verfahren vor Diebstahl und Missbrauch geschützt. Im Falle der Angabe persönlicher Daten werden diese verschlüsselt übertragen (TLS).
Keinesfalls werden Ihre Daten an Dritte weitergegeben.
V. DATENSCHUTZRECHTE
Als Betroffener stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO,
- das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO,
- das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO
- das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO sowie
- das Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung.
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Ihre erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gem. Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.
Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist das
Bayrische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Wir erfüllen sämtliche der Ihnen zustehenden Rechte unentgeltlich und unverzüglich. Wenden Sie sich hierzu und bei allen weiteren Fragen bitte unter den eingangs angegebenen Kontaktdaten direkt an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten.
VI. AUTOMATISIERTE EINZELFALLENTSCHEIDUNG ODER PROFILING
Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung – einschließlich Profiling – über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
VII. NOTWENDIGKEIT DER DATENBEREITSTELLUNG
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die wir für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung benötigen. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, Ihre Bewerbung eingehend zu prüfen oder mit Ihnen zu kommunizieren. Wenn wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten können, werden wir Sie im laufenden Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigen.
VIII. ÄNDERUNG DER DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern bzw. anzupassen.
Stand: Juli 2026
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